Primeiros Passos: Gestão Hoteleira, Finanças, Estoque e Inteligência de Negócio

Importante

Na sessão UTILIDADE GERAL, você encontra artigos importantes de leitura obrigatória para ter uma experiência mais fluida e produtiva no FastHotel.

Entenda o que fazer agora

A implantação técnica dos módulos de Gestão Hoteleira, Finanças, Estoque e Compras foi executada pela equipe da FastHotel. A lista abaixo tem o objetivo de orientar seus primeiros passos no uso do FastHotel a partir de agora.

Legenda:

Sumário

1- Cadastros fundamentais
2- Configurações e Personalizações opcionais
3- Orientações finais (antes do início da utilização)
4- Próximas implantações

1 Cadastros fundamentais

1-1 Gestão Hoteleira Para criar USUÁRIOS NOMINAIS E ESPECÍFICOS (um único usuário por pessoa):

– acesse Cadastro > Usuário > Usuário;
– clique no botão Criar;
– preencha as informações conforme orientação do artigo abaixo;
– autorize os PDVs em que pode fazer lançamentos;
– clique em Salvar.
Após salvar, você pode acessar seu usuário clicando sobre ele em Cadastro > Usuário > Usuário e:
– Finanças + Intelig. de Negócio autorize os Centros de Custo em que pode fazer lançamentos.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Usuários e Pessoas do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.

CADASTRO COMPLEMENTAR DE CAMAREIRAS E MANUTENTORES:

CADASTRO COMPLEMENTAR DE VENDEDORES:

1-2 Gestão Hoteleira Cadastre PRODUTOS dos tipos “Alimentos e Bebidas”, “Produtos”, “Serviços” e Materiais para uso próprio” para poder controlá-los em compras, contas de hóspedes, etc… :

– conheça os itens de conta já disponibilizados por padrão na implantação do FastHotel;
– acesse Cadastro > Produto > Produto;
– clique no botão Criar;
– cadastre os itens do tipo “Alimentos e Bebidas”, “Produtos” e “Serviços” que deseja controlar no FastHotel, conforme orientação do artigo abaixo; e
– Finanças Estoque cadastre os “Material para uso próprio” (ingredientes da cozinha, produtos de limpeza, etc..) que deseja controlar no FastHotel;
– após criar um produto, você pode acessá-lo e usar o botão Duplicar (na parte inferior esquerda da tela) para ganhar produtividade na criação de outros produtos do mesmo tipo.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Produtos do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.

1-3 Gestão Hoteleira Para poder criar reservas, cadastre as TARIFAS (valor das diárias):

– acesse Cadastro > Comercial > Tarifário;
– clique no botão Criar e Modificar via Assistente; e
– cadastre as tarifas;
– em Cadastro > Comercial > Tarifário;
– faça uma pesquisa para se certificar que cadastrou tudo corretamente, filtrando pelo intervalo de datas e tipos de tarifa cadastrados e selecionando Exibir = Só não cadastradas. Assim, verificará se deixou de cadastrar algo;
– em Reservas > Painel de Disponibilidade e Tarifas;
– você também pode consultar as tarifas cadastradas. Este tela é muito útil para revisar tarifas e restrições para um intervalo de datas menor, como por exemplo um feriado que se aproxima.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Tipos de Tarifa, Tarifas e Restrições, disponível NESTE LINK.

1-4 Gestão Hoteleira Para restringir estadias, cadastre as RESTRIÇÕES DE ESTADIA:

– acesse Cadastro > Comercial > Restrições de Estadia;
– clique no botão Criar/Modificar Restrição via Assistente; e
– cadastre as restrições.
– em Cadastro > Comercial > Restrições de Estadia;
– faça uma pesquisa para se certificar que cadastrou tudo corretamente;
– em Reservas > Painel de Disponibilidade e Tarifas;
– você também pode consultar as restrições cadastradas. Este tela é muito útil para revisar tarifas e restrições para um intervalo de datas menor, como por exemplo um feriado que se aproxima.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Tipos de Tarifa, Tarifas e Restrições, disponível NESTE LINK.

Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, a funcionalidade de Controle não estará disponível. Realizar esta configuração posteriormente gerará a necessidade de criar documentos de controle manualmente, por isso indicamos que seja feita agora.

1-5 Finanças + Inteligência de Negócio As receitas e despesas podem ser classificadas segundo seu tipo que é a CLASSE DE CONTROLE e segundo a área que a originou que é o CENTRO DE CONTROLE.

Cadastre as classes e centros de controle:
– acesse Cadastro > Controle > Classe de Controle;
– clique no botão Criar;
– preencha as informações necessárias, conforme orientação do artigo abaixo;
– clique em Criar; e
– repita isso até criar todas as Classes.

Em seguida,
– acesse Cadastro > Controle > Centro de Controle;
– clique no botão Criar;
– preencha as informações necessárias, conforme orientação do artigo abaixo;
– clique em Criar; e
– repita isso até criar todos os Centros.

Finalmente,
– acesse Cadastro > Empresa > Ponto de Venda e Pagamentos;
– clique em cada um dos pontos de venda;
– indique o centro de lucro ao qual serão associadas as vendas realizadas neste ponto de venda;
– clique em Salvar.

PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.

2Configurações e Personalizações opcionais

As configurações e personalizações a seguir não impedem o uso imediato, mas ajustam mais o FastHotel à sua realidade.

2-1 Gestão Hoteleira Para garantir que todos os PERFIS DE ACESSO (e os usuários com esses perfis) possuam as autorizações corretas, verifique os acessos de cada um dos perfis de acesso em:
– acesse Cadastro > Usuário > Perfis de Acesso;
– verifique se os perfis de acesso possuem as autorizações adequadas a sua realidade; e
– caso necessário, modifique-os.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Perfis de Acesso, disponível NESTE LINK.

2-2 Gestão Hoteleira Para garantir que o FastHotel funcionará de acordo com sua realidade, revise as CONFIGURAÇÕES PRINCIPAIS DA EMPRESA:

– em Cadastro > Empresa > Empresa;
– navegue pelas abas;
– revise todas as configurações da empresa.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.

Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, o comprovante terá a configuração padrão. Realizar esta configuração posteriormente não gera impacto algum.

2-3 Gestão Hoteleira Para personalizar o COMPROVANTE DE RESERVA.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, ACESSE Configurações do comprovante de Reserva PDF.

Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, não estará disponível o indicador de Ocupação. Realizar esta configuração posteriormente não gera impacto algum.

2-4 Inteligência de Negócio Para calcular a ocupação corretamente, registre o PLANO DE CAPACIDADE:
– em Cadastro > Empresa > Plano de Capacidade;
– coloque como mês final o final do ano que vem;
– valide as informações; e
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.

Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, o cálculo de comissões das agências não está disponível. Ao realizar esta configuração posteriormente, o cálculo será realizado para as reservas criadas a partir de então.

2-5 Finanças Para controlar as COMISSÕES DAS AGÊNCIAS:
– em Parceiros > Criar parceiro PJ, crie um fornecedor informando nome de fantasia, razão social, CNPJ e tipo de parceiro = Fornecedor.
– preencha o tipo de comissão, a Taxa de comissão e o parceiro a faturar (recém criado).
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Agência do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.

Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, não estará disponível a receita e as quantidades de produtos em estoque por categoria. Mas você verá a receita e as quantidades de produtos em estoque por outros filtros. Realizar esta configuração posteriormente não gera impacto algum.

2-6 Inteligência de Negócio Estoque Os itens de venda, chamados algumas vezes genericamente de produtos, são classificados por tipos de produto. Os principais tipos de produtos são: Alimentos e Bebidas, Serviços, Produtos e Material para uso próprio e estão disponíveis como filtro em inúmeras telas. Você pode criar CATEGORIAS DE PRODUTOS personalizadas para ver dados de Receita e Saldo do Estoque por essas categorias.

Cadastre as categorias de produtos:
– acesse Cadastro > Produtos > Categorias;
– cadastre as Categorias do tipo Geral (lado esquerdo da tela), seguindo as instruções da tela; e
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.

Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, estarão disponíveis apenas os motivos de exceção pré-cadastrados. Realizar esta configuração posteriormente não gera impacto algum.

2-7Gestão Hoteleira Os MOTIVOS são informados sempre que é feita uma ação “não padrão”. Por exemplo, o padrão é que um check-out seja feito dentro do horário previsto; então, um check-out ser feito após o horário previsto é uma ação “não padrão”.

Chamamos isso de exceções. Para garantir que os motivos das exceções contemplem as situações reais da sua propriedade, revise o cadastro de motivos:
– acesse Cadastro > Empresa > Motivos; e
– revise os existentes ou cadastre novos motivos.

3Parabéns!! Agora, o FastHotel está pronto para ser utilizado.
As orientações finais são:

3-1 Todos que utilizarão o sistema deverão ASSISTIR AOS TREINAMENTOS (dos módulos contratados) DESTE LINK.
Os treinamentos são de suma importância para o entendimento das funcionalidades do FastHotel e para desempenharem as funções do dia-a-dia com a mais alta produtividade.

3-2 Gestão Hoteleira Cadastrar seus CLIENTES:

– caso possua dados de pessoas e empresas clientes em arquivo Excel (nome, cpf, telefone, email, endereço, etc…), consulte-nos para verificarmos a possibilidade de carregá-los gratuitamente;
– caso contrário, nossa recomendação é criar apenas as empresas clientes conveniadas em Parceiros > Criar Parceiro PF ou Criar Parceiro PJ;
– preencha os campos obrigat￳órios, indicando “Tipo de Parceiro” = “Cliente” (ou “Ambos”, se ele também for “Cliente”); e
– clique em Salvar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.

3-3 Gestão Hoteleira Registrar suas RESERVAS JÁ VENDIDAS:

– crie reservas pelo Painel de Reservas, Painel de Situação Atual ou em Reserva > Criar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.

3-3 Finanças Cadastrar os FORNECEDORES:

– caso possua dados de empresas fornecedoras em arquivo Excel (nome, cpf, telefone, email, endereço, etc…), consulte-nos para verificarmos a possibilidade de carregá-los gratuitamente;
– caso contrário, acesse Parceiros > Criar Parceiro PF ou Criar Parceiro PJ;
– preencha os campos obrigat￳rios, indicando “Tipo de Parceiro” = “Fornecedor” (ou “Ambos”, se ele também for “Cliente”);

– clique em Salvar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.

3-4 Finanças Registrar suas CONTAS A PAGAR:

– acesse Finanças > Conta a Pagar + botão Criar Conta;
– preencha as informaç￵ões necessárias, conforme orientação do artigo abaixo;
-clique em Criar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.

3-5Estoque Registrar o ESTOQUE ATUAL DE PRODUTOS:

– acesse Estoque > Movimentar;
– registre os produtos com as quantidades atuais em estoque com o tipo de movimento Entrada por inventário.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.

4 Próximas Implantações

Caso tenha contratado mais módulos, veja as orientações a seguir.

4-1 FastPIX Após executar todas as atividades dos itens 2 e 3, execute os passos deste artigo.

4-2 Envios por Whatsapp Após executar todas as atividades dos itens 2 e 3, execute os passos deste artigo.

4-3 Motor de Reservas Gestor de Canais Após executar todas as atividades dos itens 2 e 3 e utilizar o sistema por 2 a 4 dias, SOLICITE A IMPLANTAÇÃO DESSES MÓDULOS AO SUPORTE. Este procedimento visa reduzir o risco de erros na abertura das vendas online pois 2 a 4 dias é o tempo mínimo suficiente para uma validação das configurações e cadastros do módulo de Gestão Hoteleira do FastHotel.

4-4 Comanda Digital Após executar todas as atividades dos itens 2 e 3, verifique com o suporte se já pode executar os passos deste artigo.

4-5 Fast Serviços Após executar todas as atividades dos itens 2 e 3, execute os passos deste artigo.

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