Como ativar e configurar agências

Fast Dica

Se não estiver localizando uma agência em Cadastro > Comercial > Agências, pode ser que o filtro de busca esteja com status = Ativa. Limpe o status e busque novamente.

As Fast Dicas tem o objetivo de tornar o uso do sistema ainda mais rápido e fácil.
Assim, elas permitem que você tenha mais tempo para outras atividades importantes.
Recomendamos que você leia este artigo completo pelo menos uma vez ou sempre que tiver dúvida.

Quando usar

Quando você quiser identificar uma agência na criação de reserva e ela não estiver disponível na lista de agências ativas.
Quando você se deparar com a Mensagem 2628.

Quando não usar

Quando você contratou a integração com Gestores de Canais e deseja ativá-la para uma agência. Neste caso, entre em contato com o suporte.

Conceitos

Para registrar reservas no FastHotel, é necessário ter agências ativas. Neste vídeo, você entenderá mais a relação entre Canais de Venda e Agência que define se um usuário pode ou não criar reserva indicando uma determinada agência.
As agências iniciadas com a palavra “Direto”, representam reservas vendidas diretamente pelo Hotel. Ou seja, mesmo que você não utilize agências de fato, você deve ativar, ao menos, uma agência iniciada com a palavra “Direto”, para poder registrar reservas no FastHotel.
A ativação, conforme orientada abaixo, não gera qualquer comunicação com as agências.

Como usar

Como ativar e configurar uma agência

No menu Cadastros > Comercial > Agências

1- Pesquise pela agência de seu interesse. Caso não encontre a agência que pesquisou:

verifique se você manteve o filtro padrão da tela de status = ativo. Se sim, altere para inativo ou vazio porque você não está tentando localizar uma agência que está ativa;
solicite o cadastro da mesma via suporte.

2- Clique na agência.

3- Atualize a agência de acordo com sua necessidade.

Inativo: se marcado, inativa a agência
Seção Tipo de tarifa: autorize os tipos de tarifa que essa agência pode comercializar e, dos tipos de tarifas autorizados, marque um como padrão.

Seção Comissão da agência

Tipo de Comissão:
Selecione “Comissão faturada pela agência” quando a agência envia uma fatura para o Hotel/Pousada.
Na reserva, deve ser lançado o recebimento normalmente.
Não há necessidade de lançar um recebimento “a faturar” nem de se gerar fatura.
Selecione “Comissão descontada da fatura do hotel” quando o Hotel/Pousada cobra a agência.
Este tipo de comissão exige que, na conta das reservas, seja lançado um recebimento a faturar no valor total com Pagante = Parceiro referente à agência.
Veja, aqui, como faturar a agência.
Taxa de Comissão: indique o % de comissão.
Faturar para parceiro fornecedor: indique parceiro correspondente a essa agência.

Seção Comissão do escritório (Central de Reservas comissionada)

A partir do valor médio da reserva (média das diárias, ou seja, dos valores do produto associado ao tipo de tarifa da reserva lançados na conta) e Comissão: em cada linha, escreva o valor média da diária e a comissão correspondente como mostra a figura a seguir.
Deduções da base de cálculo: marque os itens que devem ser descontados do valor total da reserva para se determinar o valor ao qual será aplicada a comissão do escritório.

ATENÇÃO: para que a comissão de escritório gere contas a pagar, cadastre um parceiro em Cadastro > Empresa / Empresa, aba Check-out, campo Parceiro de escritório de vendas.
Para saber como criar um parceiro PJ, clique aqui e use Tipo de parceiro = Fornecedor).

5- Clique em Salvar.

Como pagar uma agência que fatura o Hotel/Pousada

Quando o tipo de comissão é Comissão faturada pela agência:

Se a agência estiver configurada dessa forma e a agência tiver taxa de comissão de agência e parceiro cadastrados, ao se realizar o check-out de uma reserva dessa agência, é gerado uma conta a pagar (com tipo de titulo de comissão de agência).
Quando a cobrança da agência for recebida, em Finanças > Conta a Pagar, você localiza as contas a pagar. Pode usar o filtro Avançado e filtrar por Status = Em aberto e pelo Parceiro.
Selecione a(s) conta(s) que será(ão) paga(s), marcando o quadrado no lado esquerdo de cada linha e clique em Pagar Selecionadas.
Lance os dados do pagamento e salve.
Concilie o pagamento, se o tipo de título de pagamento não é liquidado automaticamente.

Para mais detalhes, consulte como administrar Conta a pagar.

Como faturar uma agência

Quando o tipo de comissão é Comissão descontada da fatura do Hotel:

Para cobrar a agência, deve-se gerar uma fatura por Finanças > Fatura > Gerar.
Filtre o Parceiro para o qual que deseja gerar a fatura.
Selecione o(s) recebimento(s) a faturar que será(ão) faturado(s), marcando o quadrado no lado direito de cada linha. Coloque o Número externo da fatura, se necessário. Ajuste a data de vencimento, se necessário. Clique em Faturar selecionados. A fatura já será gerada com o valor líquido a receber.
Quando for recebido o valor da agência, concilie a fatura.

Para mais detalhes, consulte como gerar fatura.

Capítulos do Video

0:00 Comissão de Agências
0:25 Cadastro das Comissões faturadas pela agência
1:15 Criação de Reserva para agências com comissão faturadas pela agência
2:55 Contas a Pagar de agências com comissão faturadas pela agência
3:45 Cadastro das Comissões descontadas da fatura do hotel
6:30 Contas a Pagar de agências com comissão descontada da fatura do hotel

ATENÇÃO:
O vídeo a seguir possui capítulos para facilitar a busca dos conteúdos.
Pela barra de reprodução, é possível navegar pelos capítulos.